Phần mềm quản lý và điều hành công việc

PHẦN MỀM ĐIỀU HÀNH VÀ THEO DÕI CÔNG VIỆC

Là hệ thống giúp nhà quản lý có thể điều hành hầu hết các công việc của cơ quan thông qua mạng Internet hoặc mạng nội bộ. Người dùng chỉ cần sử dụng trình duyệt Web là có thể sử dụng phần mềm ngay mà không cần phải cài đặt thêm bất cứ ứng dụng nào khác.

Phần mềm đóng vai trò trung tâm kết nối, tiếp nhận các yêu cầu xử lý từ tất cả các phân hệ khác trong hệ thống như yêu cầu xử lý văn bản, yêu cầu xử lý vụ việc, yêu cầu phê duyệt dự toán… từ đó, cá nhân tự kiểm soát công việc của mình, còn lãnh đạo cơ quan thì điều phối và kiểm soát công việc của toàn cơ quan.

CHỨC NĂNG CHI TIẾT

1. Phân hệ Quản lý công việc

2. Phân hệ Quản lý tin tức

3. Quản lý văn thư

4. Phân hệ quản lý chức danh

5. Quản lý tài liệu chung

6. Phân hệ Quản trị người dùng

7. Quản lý thông báo

8. Quản lý nhóm riêng

TRAO ĐỔI THÔNG TIN

TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

LỢI ÍCH TRIỂN KHAI PHẦN MỀM ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN LÝ

• Có thể kiểm soát sát sao mọi công việc trong cơ quan, các ban điều hành dự án, các đầu mối công việc,…

• Có thể đánh giá được hiệu quả công việc của cán bộ nhân viên thông qua giao việc, lập kế hoạch và báo cáo kế hoạch;

• Mọi yêu cầu công việc (giao việc) tức thời được chuyển đến nhân viên và được lưu trữ lại.

LỢI ÍCH TRIỂN KHAI PHẦN MỀM ĐỐI VỚI CÁN BỘ, NHÂN VIÊN

• Công việc được tiếp nhận tức thời và được lưu trữ trên phần mềm, vì vậy không có trường hợp quên việc;

• Được nhắc việc trước và khi đến thời hạn hoàn thành công việc;

• Trao đổi công việc thuận tiện;

• Đặt yêu cầu đối với các phòng ban, nhân viên thuận tiện.

HIỆU QUẢ MANG LẠI

+ Tăng hiệu suất làm việc
• Không còn tình trạng “quên việc”; “bị rối khi phải thực hiện nhiều việc”.

• Dễ dàng kế thừa kinh nghiệm làm việc bằng việc xem lại những công việc đã làm; Giảm mạnh tình trạng ngắt dòng công việc của nhau.

• Thích ứng với việc biến động nhân sự.

• Giảm mạnh xung đột trong cơ quan do mọi thông tin về công việc đều minh bạch.

+ Chi phí tiết kiệm được
• Giảm chi phí cho việc in ấn giấy tờ; cước viễn thông vì giảm mạnh thời gian người dùng sử dụng điện thoại để điều hành công việc.

• Giảm mạnh việc phải đi lại nhiều giữa các cơ quan, phòng ban.

• Giảm số cuộc họp và thời gian họp hành.